Gratis factuurprogramma: waar moet je op letten?

‘Gratis factureren’ betekent zelden onbeperkt. Dit is welke beperkingen je in de praktijk tegenkomt, welke functies je echt nodig hebt, en wanneer betalen je juist geld bespaart.

Laatst bijgewerkt: 23 augustus 2026 · leestijd 5 minuten

Wat ‘gratis’ meestal betekent

Vrijwel elk gratis pakket verdient ergens geld. Dat is niet erg — je moet alleen weten waar de grens ligt voordat je je administratie erin opbouwt. De vier modellen die je tegenkomt:

Controleer daarnaast altijd of je je gegevens kunt exporteren. Kun je er niet uit, dan is de prijs van gratis dat je vastzit.

Zeven dingen die een factuurprogramma moet kunnen

Los van de prijs is dit de functionele ondergrens voor een Nederlandse ZZP’er:

• Automatisch opeenvolgend nummeren. Verplicht, en de eerste plek waar handmatig werken misgaat.
• Alle drie de btw-tarieven per regel. 0%, 9% en 21% moeten naast elkaar op één factuur kunnen, met uitsplitsing per tarief.
• Alle verplichte factuurvelden. Inclusief de leverdatum — check dit, want niet elk pakket heeft dat veld.
• PDF-export. Onbewerkbaar en geschikt voor de bewaarplicht van zeven jaar.
• Je eigen logo — en duidelijkheid vooraf of de aanbieder zichzelf onderaan je factuur vermeldt, en wat het kost om dat weg te halen.
• Export voor je boekhouder. CSV of UBL, zodat je aan het eind van het jaar niet alles overtypt.
• Betaalstatus bijhouden. Zien wat openstaat en wat te laat is, zonder een aparte spreadsheet.

Wat er precies op een factuur moet staan, staat in factuur maken als ZZP’er.

Word en Excel als gratis alternatief

Het meest gebruikte gratis factuurprogramma is nog altijd een Word-sjabloon. Voor je eerste facturen werkt dat prima. De rekening komt later:

• Je bewaakt zelf je nummerreeks — en een kopie van een bestaand bestand met een vergeten nummerwijziging levert direct een dubbel factuurnummer op.
• Btw reken je met de hand uit. Bij meerdere tarieven op één factuur wordt dat foutgevoelig.
• Een bewerkbaar bestand voldoet niet goed aan de bewaarplicht: je moet een onveranderlijke weergave bewaren.
• Aan het eind van het jaar tel je alles handmatig op voor je btw-aangifte.

Wanneer betalen goedkoper is

Reken het om naar tijd. Kost het bijhouden van je facturen in Word je een uur per maand, dan is dat twaalf uur per jaar. Tegen een bescheiden uurtarief van € 60 kost ‘gratis’ je dan € 720 aan niet-declarabele tijd.

De praktische vuistregel:

• Een paar facturen per jaar — een gratis oplossing of een sjabloon volstaat.
• Enkele facturen per maand — een gratis pakket met export en nummering is genoeg, mits je binnen de limiet blijft.
• Wekelijks factureren, of meerdere btw-tarieven — een betaald pakket verdient zichzelf terug in bespaarde tijd en voorkomen fouten.

Hoe Faktuurtje het doet

Om eerlijk te zijn over onze eigen grens: je maakt 3 facturen gratis, zonder account en zonder creditcard, en met je eigen logo. Onderaan een gratis factuur staat wel een kleine regel ‘Gemaakt met faktuurtje.com’ — op een betaald plan verdwijnt die en is de factuur volledig van jou. Alles wat je maakt kun je als PDF en CSV exporteren, ook als je stopt.

Veelgestelde vragen

Bestaat er een echt gratis factuurprogramma?

Ja, maar bijna altijd met een grens: een maximum aantal facturen of klanten, een logo van de aanbieder op je factuur, of ontbrekende functies zoals btw-uitsplitsing en export naar je boekhouder. Lees altijd waar de grens ligt voordat je begint.

Waar moet ik op letten bij een gratis factuurprogramma?

Of het automatisch opeenvolgend nummert, of het met 0%, 9% en 21% overweg kan, of je facturen als PDF kunt exporteren en zeven jaar kunt bewaren, of je je eigen logo kunt gebruiken, en of je je administratie kunt exporteren voor je boekhouder.

Is Word of Excel een goed gratis alternatief?

Voor je eerste paar facturen wel. Daarna wordt het risicovol: je bewaakt zelf je nummerreeks, rekent zelf de btw uit en een bewerkbaar bestand voldoet niet goed aan de bewaarplicht.