Factuur maken als ZZP’er: de complete checklist

Een factuur die niet aan de eisen voldoet, kan de Belastingdienst weigeren — en dan mag je klant de btw niet aftrekken. Dit is precies wat erop moet, wanneer je hem moet versturen en hoe lang je hem bewaart.

Laatst bijgewerkt: 23 augustus 2026 · leestijd 5 minuten

De 11 verplichte onderdelen

De Belastingdienst stelt harde eisen aan wat er op een factuur moet staan. Ontbreekt er iets, dan is de factuur formeel ongeldig voor de btw-aftrek van je klant. Loop deze lijst af:

• Je volledige naam — de naam waaronder je bij de KvK staat ingeschreven, niet alleen je handelsnaam.
• De volledige naam van je klant — bij een bedrijf de statutaire naam.
• Je volledige adres — een postbus alleen is niet genoeg.
• Het volledige adres van je klant.
• Je btw-identificatienummer (de NL…B01-variant, niet je omzetbelastingnummer).
• Je KvK-nummer, als je bij de Kamer van Koophandel staat ingeschreven.
• De factuurdatum — de datum waarop je de factuur uitreikt.
• Een uniek factuurnummer uit een opeenvolgende reeks.
• Omschrijving en aantal van wat je geleverd hebt.
• De leverdatum — wanneer de dienst of het product geleverd is. Dit is vaak een andere datum dan de factuurdatum.
• Bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag — per tarief apart als je meerdere tarieven gebruikt.

Verkoop je aan een zakelijke klant in een ander EU-land, dan moet ook het btw-nummer van je klant op de factuur, samen met de vermelding ‘btw verlegd’. Meer daarover in btw op je factuur.

Factuurnummers: uniek en opeenvolgend

Dit is de eis waar de meeste ZZP’ers in Word of Excel op stuklopen. Elk factuurnummer moet uniek zijn en de reeks moet opeenvolgend zijn — zonder gaten. Sla je een nummer over, dan moet je kunnen uitleggen waarom.

Een veelgebruikte opzet is 2026-001, 2026-002, enzovoort, met een reeks die per jaar opnieuw begint. Een prefix per jaar houdt je administratie overzichtelijk en maakt een gat aan het jaareinde makkelijk te verklaren.

Veelgestelde vragen

Wat moet er verplicht op een factuur staan?

Je volledige naam en adres en die van je klant, je btw-identificatienummer, je KvK-nummer, de factuurdatum, een uniek opeenvolgend factuurnummer, een omschrijving en aantal van de geleverde goederen of diensten, de leverdatum, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag.

Wanneer moet ik mijn factuur uiterlijk versturen?

Uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je de dienst of het product hebt geleverd. Lever je in maart, dan moet de factuur dus uiterlijk 15 april de deur uit.

Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?

Zeven jaar. Die termijn begint op 1 januari van het jaar na het boekjaar waar de factuur bij hoort. Voor onroerend goed geldt tien jaar. Digitaal bewaren mag, zolang het een juiste en volledige weergave van het origineel is.

Moet ik een factuur sturen aan een particulier?

Voor de meeste diensten aan particulieren is een factuur niet verplicht, maar je administratieplicht blijft. In de praktijk is een factuur sturen altijd verstandig: het is je bewijs bij een geschil en het houdt je boekhouding kloppend.

Wanneer moet de factuur de deur uit?

Uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand van levering. Lever je een opdracht af op 3 maart, dan moet de factuur uiterlijk 15 april verstuurd zijn.

Dat is de fiscale deadline. Commercieel is eerder bijna altijd beter: hoe korter tussen levering en factuur, hoe eerder je betaald wordt. Spreek je niets af over de betaaltermijn, dan geldt wettelijk 30 dagen. Tussen bedrijven mag je een langere termijn afspreken, maar 60 dagen is in beginsel het maximum.

Hoe lang bewaren?

De bewaarplicht is zeven jaar. Belangrijk detail: die termijn begint niet op de factuurdatum, maar op 1 januari van het jaar na het boekjaar waar de factuur bij hoort. Een factuur uit mei 2026 bewaar je dus tot eind 2033.

Voor facturen die met onroerend goed te maken hebben geldt tien jaar. Digitaal bewaren mag, zolang je een juiste en volledige weergave van het origineel bewaart — een PDF van de verstuurde factuur voldoet. Een map met losse Word-bestanden die je later nog kunt aanpassen, voldoet strikt genomen niet.

Zakelijke klant of particulier?

Factureer je aan een bedrijf, dan is een factuur verplicht en gelden alle eisen hierboven onverkort. Vermeld dan ook het KvK- en btw-nummer van je klant.

Factureer je aan een particulier, dan is een factuur voor de meeste diensten niet verplicht — je administratieplicht blijft wel gewoon bestaan. Een particulier heeft geen btw-nummer, dus die velden laat je weg. In de praktijk is een factuur sturen altijd verstandig: het is je bewijsstuk als er later discussie ontstaat.

Vijf fouten die je duur komen te staan

1. Leverdatum vergeten. De meest gemaakte fout. Factuurdatum en leverdatum zijn twee verschillende velden en beide zijn verplicht.
2. Gaten in de nummerreeks. Ontstaat vanzelf als je facturen in losse bestanden bijhoudt en er een weggooit.
3. Btw-bedrag niet apart vermeld. Alleen een totaalbedrag noemen is niet genoeg; grondslag, tarief en btw-bedrag moeten alle drie zichtbaar zijn.
4. Handelsnaam in plaats van de KvK-naam. Je handelsnaam mag erop, maar de officieel ingeschreven naam moet er ook staan.
5. Te laat factureren. Naast het risico op de 15e-dag-regel kost het je simpelweg werkkapitaal.