Factuur voorbeeld: hoe ziet een correcte factuur eruit?

Een uitgewerkt voorbeeld van een Nederlandse factuur, met per onderdeel de uitleg waarom het erop staat — en wat er misgaat als het ontbreekt.

Laatst bijgewerkt: 23 augustus 2026 · leestijd 4 minuten

Het voorbeeld

Onderstaande factuur bevat alle verplichte onderdelen. De nummers verwijzen naar de uitleg hieronder.

Betaling (11): binnen 30 dagen op NL00 BANK 0123 4567 89 t.n.v. Jansen Ontwerp, o.v.v. factuurnummer 2026-014.

Uitleg per onderdeel

1. Jouw gegevens. Volledige naam zoals ingeschreven bij de KvK, volledig adres, KvK-nummer en btw-identificatienummer. Alle vier verplicht.
2. Gegevens van je klant. Bij een zakelijke klant de statutaire naam en het adres. Bij een particulier laat je KvK en btw-nummer weg.
3. Factuurnummer. Uniek en uit een opeenvolgende reeks — zonder gaten.
4. Factuurdatum. De datum waarop je de factuur uitreikt.
5. Leverdatum. Wanneer het werk geleverd is. Dit is een apart verplicht veld en wordt het vaakst vergeten.
6. Vervaldatum. Niet verplicht, wel verstandig: het maakt discussie over de betaaltermijn overbodig.
7. Omschrijving en aantal. Concreet genoeg dat een buitenstaander ziet wat er geleverd is. ‘Werkzaamheden’ is te vaag.
8. Subtotaal exclusief btw. De grondslag waarover de btw berekend wordt.
9. Btw per tarief. Gebruik je meerdere tarieven, dan krijgt elk tarief een eigen regel. Zie btw op je factuur.
10. Totaalbedrag. Subtotaal plus btw.
11. Betaalgegevens. IBAN, tenaamstelling en betaaltermijn. Een SEPA QR-code erbij scheelt je klant het overtypen — en jou wachttijd.

Sjabloon in Word of Excel?

Mag, en voor de eerste paar facturen werkt het prima. De problemen komen later:

• Je nummerreeks loopt stuk zodra je een bestand kopieert en het nummer vergeet aan te passen.
• Bij meerdere btw-tarieven ga je handmatig rekenen — foutgevoelig.
• Een bewerkbaar bestand voldoet niet goed aan de bewaarplicht van zeven jaar.
• Aan het eind van het jaar moet je alles alsnog handmatig optellen voor je aangifte.

PDF, UBL of Peppol?

Verstuur je factuur als PDF. Die kan de ontvanger niet aanpassen en hij is geschikt om te bewaren.

Werk je voor overheden of grotere opdrachtgevers, dan kun je te maken krijgen met e-facturatie via UBL of het Peppol-netwerk: een machineleesbaar formaat dat direct in de administratie van je klant wordt ingelezen. Vraag je opdrachtgever wat hij verwacht voordat je de eerste factuur stuurt.

Voorbeeld: factuur aan een particulier

Factureer je aan een particulier, dan verandert er weinig aan de opbouw — je laat alleen de velden weg die een particulier niet heeft:

• Geen KvK-nummer en geen btw-nummer van je klant. Die heeft een particulier niet.
• Wel je eigen KvK- en btw-nummer, naam, adres, factuurnummer, factuurdatum en leverdatum.
• Wel btw op het bedrag, tenzij je onder de kleineondernemersregeling valt.
• Vermeld het bedrag bij voorkeur inclusief btw in de communicatie — particulieren rekenen niet in bedragen exclusief.

Een factuur aan een particulier is voor de meeste diensten niet wettelijk verplicht, maar je administratieplicht blijft. Stuur hem dus toch: het is je bewijsstuk bij discussie over wat er geleverd en afgesproken is.

En als je klant niet betaalt?

Een correcte factuur is ook je juridische startpunt bij wanbetaling. De gebruikelijke volgorde:

1. Betalingsherinnering zodra de vervaldatum verstreken is. Vaak is het gewoon vergeten.
2. Aanmaning met een concrete nieuwe termijn, meestal veertien dagen.
3. Ingebrekestelling — bij een particulier is een correcte veertiendagenbrief vereist voordat je incassokosten mag rekenen.
4. Daarna incasso of een procedure.

Bij handelstransacties tussen bedrijven mag je wettelijke handelsrente rekenen zodra de betaaltermijn verstreken is. Dat je die stap kunt zetten, hangt er wel van af dat je factuur aan alle eisen voldeed — nog een reden om de leverdatum en het factuurnummer niet te vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe ziet een correcte factuur eruit?

Bovenaan je eigen gegevens met KvK- en btw-nummer, daaronder de gegevens van je klant, dan het factuurnummer, de factuurdatum en de leverdatum. In het midden de regels met omschrijving, aantal, tarief en bedrag, en onderaan het subtotaal, de btw per tarief en het totaalbedrag, met je IBAN en de betaaltermijn.

Mag ik een factuursjabloon in Word of Excel gebruiken?

Dat mag, maar je moet zelf bewaken dat je factuurnummers uniek en opeenvolgend blijven, dat de btw per tarief wordt uitgesplitst en dat je de facturen zeven jaar onveranderd bewaart. Juist daar gaat het bij handmatige sjablonen vaak mis.

Welk bestandsformaat gebruik ik het beste?

PDF. Een Word- of Excel-bestand kan de ontvanger aanpassen en voldoet daarmee niet goed aan de bewaarplicht. Steeds meer opdrachtgevers vragen daarnaast om e-facturatie via Peppol of UBL.